Hơn bốn mươi ngày vừa rồi tôi học dùng AI Agent. Không phải để thay ai, cũng không phải để chạy theo trào lưu — mà vì có những việc tôi làm mãi vẫn thấy mệt. Trang này kể lại thật những gì tôi đã làm, và đề nghị nhóm mình cùng thử.
Tôi làm kế toán nhiều năm rồi. Và thật lòng, có những việc tôi vẫn làm tay từng ấy năm, không vì nó khó, mà vì tôi không biết có cách nào khác.
Mỗi ngày duyệt và hạch toán đơn hàng bán, nhập chi phí hàng hóa dịch vụ. Đơn bình thường 2–3 phút, đơn phức tạp 5–10 phút. Ngày nào cũng vậy.
Ba thứ ngốn thời gian nhất của tôi: theo dõi ai đang làm gì, họp, và gom báo cáo. Riêng chuyện đi hỏi từng người xem việc tới đâu đã hết cả buổi.
Vài việc cụ thể, tôi bấm giờ hẳn hoi:
Cộng lại thì không phải một buổi. Là nhiều buổi, mỗi tháng, mỗi quý. Và tôi cứ nghĩ đó là chuyện đương nhiên của nghề.
Tôi không rành kỹ thuật. Tôi không biết lập trình, không biết máy chủ là gì. Nhưng bốn thứ dưới đây là do tôi tự làm ra, và hai trong số đó đang chạy thật trên mạng, ai có đường link đều mở được.
Theo dõi chi theo từng khoản mục và định mức tháng. Khoản nào vượt định mức thì tự đánh đỏ ngay trên màn hình — không phải ngồi dò từng dòng.
Trang báo cáo tự cộng theo khoản mục, tự chỉ ra khoản nào đã vượt và khoản nào sắp chạm mức. Cái này trước đây tôi làm bằng tay trên Excel.
Và trang để anh chị em gửi đề nghị chi. Gửi xong nhận ngay email xác nhận, đơn tự vào sổ ở trạng thái chờ duyệt, rồi bot Telegram nhắn thẳng cho người duyệt trên điện thoại.
Bảng kế hoạch dạng thanh thời gian và bảng cột kéo–thả, mỗi người một đường link riêng xem việc của mình, bot Telegram giao và nhận việc, check-in tuần, ghi nhận nhau bằng sao, và AI tự viết bản tin cuối ngày cùng tổng kết tuần. Đây chính là thứ tôi dựng để giải ba việc ở phần trên.
Có mật khẩu nhóm vì bên trong là công việc thật của mình.
Gõ một dòng là nó đọc bảng tuổi nợ, lọc khoản sắp tới hạn và quá hạn, soạn sẵn thư nhắc riêng cho từng khách theo ba mức giọng nhẹ – vừa – khẩn, rồi xuất ra Excel và một trang tổng hợp. Tôi chỉ đọc lại và bấm gửi.
Agent tự mở MISA AMIS trên trình duyệt đã đăng nhập, đọc báo cáo tài chính đã lưu từ tháng 1 đến tháng 6, so sánh giữa các tháng rồi đưa ra nhận định. Chỉ xem, không sửa gì trong phần mềm.
Tôi học cách làm những việc này qua khóa Agent Boss Leader, mỗi ngày một chút sau giờ làm — cộng lại đúng 611 phút trong 41 ngày. Không có buổi nào tôi phải học code cả. Chủ yếu là học cách nói cho rõ mình muốn gì.
Tôi cũng nói thật: hai app này tôi vẫn đang chạy thử, chưa bắt ai dùng. Việc duyệt chi thật của công ty vẫn chạy trên CRM của MISA như cũ. Tôi muốn nhóm mình cùng dùng thử rồi mới quyết, chứ không áp từ trên xuống.
Đây là điều tôi muốn nói rõ nhất, vì tôi biết đó là câu hỏi đầu tiên trong đầu mỗi người khi nghe hai chữ “AI”.
Bốn giờ đối chiếu công nợ rút xuống còn ba mươi phút, nhưng ba mươi phút đó vẫn là tôi ngồi đọc và quyết. Cái mất đi là bốn tiếng dò số. Cái còn lại là phần đáng làm.
Không nói chung chung. Đây là những việc trong nhóm mình, và những gì tôi đã tự làm được với chính loại việc đó.
Bảng kê 27 hóa đơn tháng 3 trước tôi làm 40–45 phút, lần rồi còn 15 phút. Quan trọng hơn: mọi phép cộng được kiểm chéo tự động, và nó phát hiện 3 file PDF bị cắt mất phần tổng tiền — loại lỗi nhập tay rất dễ bỏ sót vì phần đầu hóa đơn vẫn hiện bình thường.
Đối chiếu 80 giao dịch tiền vào ngân hàng với sổ công nợ, ra danh sách 211 chứng từ chưa thanh toán, chỉ rõ 70 chứng từ quá hạn và xếp theo mức ưu tiên thu hồi. Trước 4 giờ, giờ 30 phút.
Trang báo cáo chi theo khoản mục tự cộng, tự đánh đỏ khoản vượt định mức, tự vẽ biểu đồ theo tuần. Không còn cảnh cuối tháng ngồi ghép Excel.
Rà soát quy định công tác phí trước mất 6–8 giờ đọc và tổng hợp, giờ ra thẳng bản dự thảo để trình Ban Giám đốc. Tóm tắt nghị định mới thì ra bảng Excel ghi rõ nội dung nào nằm ở điều khoản nào.
Và một thứ chung cho tất cả: thời gian tiết kiệm được là của các bạn. Tôi không định lấy chỗ trống đó để nhét thêm việc.
Nhẹ nhàng thôi. Không ai phải học thêm buổi tối, không ai bị kiểm tra.
Chọn đúng một việc bạn phải làm đi làm lại, tháng nào cũng làm, và làm xong thấy mệt. Ghi ra giấy: việc gì, mất bao lâu mỗi lần. Chỉ vậy thôi.
Tôi không giảng lý thuyết. Tôi lấy đúng việc các bạn vừa ghi ra và làm ngay tại chỗ để mọi người nhìn thấy. Ai muốn thử tay thì thử luôn trong buổi đó.
Mỗi người tự làm việc đã chọn với sự trợ giúp của Agent, ghi lại mất bao lâu so với trước. Làm không được thì nhắn tôi. Không ai bị đánh giá qua chuyện này.
Lúc đó mình mới chuyển việc theo dõi công việc và check-in tuần lên app. Dùng được thì giữ, không hợp thì bỏ — tôi dựng ra được thì cũng sửa được.
Ai thấy hợp và muốn tự dựng công cụ cho phần việc của mình, tôi sẽ chia sẻ lại đúng lộ trình tôi đã đi. Không bắt buộc — chỉ dành cho người thật sự muốn.
Tôi bắt đầu năm nay, ở tuổi này, với vốn kỹ thuật bằng không. Nếu tôi làm được thì các bạn làm được — và nhanh hơn tôi.
Tôi ngồi cùng buổi đầu tiên. Không giao bài rồi để các bạn tự bơi.
Không ai bị thay thế. Không có chuyện dùng AI rồi giảm người trong nhóm mình.
Không dùng cái này để đo ai nhanh ai chậm. Đây không phải chỉ tiêu thi đua.
Thời gian tiết kiệm được là của các bạn. Tôi không nhét thêm việc vào chỗ trống đó.
Làm sai không sao. Tôi cũng sai nhiều lần rồi mới ra được hai cái app kia.
Ai chưa muốn thì cứ từ từ. Không ép, không nhắc, không ghi sổ.
Mình bắt đầu bằng một việc thôi. Tuần sau, sáu mươi phút.